На каждый месяц лучше создавать папку на Гугл диске и туда все грузить, чтобы комментарии оставались в одном файле, а то они могут прислать вместо 2х 4 файла и еще записки в письме. Поэтому надо стимулировать их согласовывать в Гугл таблице.

Папка на гугл диске